Integritet vid rekrytering

1 Inledning 
Syftet med detta meddelande är att förklara hur vi på Gunnebo behandlar personuppgifter från våra arbetssökande och förklara vilka rättigheter de sökande har enligt dataskyddsförordningen. I detta meddelande kallas denna typ av information för ”uppgifter om arbetssökande”.

Detta meddelande gäller för ansökningar som skickas in via jobbsidor, LinkedIn, Gunnebos webbplats och de som ansöker via tredje part, såsom arbetsförmedlingen och jobbannonser. Det gäller även för sökande som ansöker på annat sätt, såsom via post eller e-post. 

Se ordlistan nedan för förklaring av termerna i policyn. 


2 Översikt: Gunnebos 10 dataskyddsprinciper
Gunnebo följer 10 dataskyddsprinciper beträffande uppgifter om arbetssökande:

(i) Rättvisa och insyn: Ge arbetssökande information om hur Gunnebo behandlar deras uppgifter. 
(ii) Rättslig grund: Se till att vi alltid har god och rättslig grund för att behandla uppgifter om arbetssökande.
(iii) Begränsning av ändamål: Endast samla in uppgifter om arbetssökande för ett bestämt verksamhetsbehov hos Gunnebo. Om vi vill återanvända uppgifterna från en arbetssökande för ett nytt syfte måste vi se till att de två ändamålen överensstämmer. 
(iv) Dataminimering: Inte behandla fler uppgifter än nödvändigt om den arbetssökande. 
(v) Korrekthet: Lagra korrekta, kompletta och uppdaterade uppgifter om arbetssökande.
(vi) Lagring: Inte spara uppgifter om arbetssökande längre än nödvändigt. Om uppgifter om den arbetssökande inte längre behövs ska de raderas eller avidentifieras. 
(vii) Säkerhet: Skydda Gunnebos uppgifter om arbetssökande från att försvinna eller bli stulna. Säkerställa att även vår tjänsteleverantör skyddar våra uppgifter om arbetssökande. 
(viii) Enskildas rättigheter: Ge enskilda rätt att få tillgång till, ändra eller radera sina uppgifter i en ansökan, eller motsätta sig att de används för vissa ändamål. 
(ix) Överföring av uppgifter om arbetssökande: Säkerställa att skyddsåtgärder vidtas innan uppgifter om arbetssökande överförs till länder utanför EU/EES. 
(x) Ansvarsskyldighet: Gunnebo kommer att vidta åtgärder för att säkerställa att vår behandling av uppgifter om arbetssökande följer dessa 10 dataskyddsprinciper. 


3 Vilka uppgifter om arbetssökande samlar Gunnebo in? 
Under rekryteringsprocessen samlar Gunnebo i regel bara in de uppgifter som är nödvändiga för att kunna bedöma din lämplighet för tjänsten som söks. Detta kan omfatta följande kategorier:
• Information som du uppger när du skapar ett konto (”Profil”) på jobbsidor, till exempel din e-postadress.
• Personuppgifter och information om kompetens och lämplighet för vissa befattningar som du uppger när du söker ett jobb hos Gunnebo, såsom namn, kontaktinformation, yrkeskvalifikationer, tidigare anställningar, personliga intressen och cv.
• Information insamlad av Gunnebo under rekryteringsprocessen, såsom din prestation vid utvärderingscentrum, intervjuer eller andra utvärderingar samt information från dina referenser.
• Information kopplad till din användning av vår webbplats, till exempel din IP-adress. Denna information samlas in med hjälp av cookies. För mer information om hur Gunnebo använder cookies, läs vår sekretesspolicy för webbplatser [LÄNK]. 

Personuppgifter om fällande domar eller medicinsk information kommer endast att efterfrågas om det är tillåtet enligt lokal lagstiftning. 

Vi kommer att ange vilken av den begärda informationen som är obligatorisk och vilken som är frivillig. 


4 Vad gör Gunnebo med dina uppgifter vid en ansökan? 
De huvudsakliga ändamålen för behandling av uppgifter om arbetssökande innefattar:
• Underlag för, och behandling av, din jobbansökan, så att vi till exempel ska kunna bedöma din förmåga att möta kravprofilen, och för att kunna göra ett urval bland de sökande samt kontrollera referenser och yrkeskvalifikationer som de sökande bifogar.
• Förbättra ansökningsprocessen, till exempel se till att vår webbplats, jobbportal och vårt intranät är användarvänliga och innehåller lämplig och användbar information.
• [Säkerställa att vår uppförandekod efterlevs, till exempel säkerställa att vi lever upp till våra värderingar, och i synnerhet likvärdig möjlighet till kontroll av ändamålen.]

Vi kan komma att verifiera de uppgifter du lämnar under rekryteringsprocessen och/eller samla in personuppgifter om dig från andra källor för att underlätta vår pålitlighetskontroll före anställning. Detta kan innebära verifiering av dina kvalifikationer, styrelseuppdrag, din ekonomiska bakgrund (t.ex. konkurs) och en begäran om utdrag ur belastningsregistret. Om detta sker:
• Du meddelas i förväg om vilka av dina uppgifter i ansökan som kommer att verifieras, inklusive en förklaring till hur vår pålitlighetskontroll före anställning går till.
• Uppgifter om fällande domar (om det samlas in) eller medicinsk information kommer endast att samlas in från officiell myndighet och i enlighet med gällande lag.

Vi kan också begära att du genomför ett drog- och alkoholtest innan du börjar din anställning hos oss om det krävs för den tjänst du har sökt.

VIKTIGT: Om det visar sig att du inte har rätt att arbeta i det land där du söker tjänsten, gallrar systemet automatiskt bort din ansökan och den kommer inte att behandlas av Gunnebo. Vill du förklara din situation kan du emellertid kontakta oss via kontaktinformationen som anges i punkt 9 nedan.

Gunnebo kommer endast att behandla dina uppgifter där det finns en rättslig grund för detta. För att kunna avgöra om ett anställningsavtal ska ingås med dig behöver Gunnebo vanligtvis behandla uppgifterna i din ansökan. Viss behandling av dina uppgifter grundar sig dessutom på ditt samtycke (som du har rätt att ta tillbaka) eller är nödvändig för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att kunna fullfölja våra legitima affärsintressen (till exempel när det är viktigt att få tillräcklig kunskap om de sökande för att kunna genomföra en effektiv rekrytering). 


5 Vem är uppgifterna om arbetssökande avsedda för?
a. Inom Gunnebo
Gunnebo har begränsat åtkomsten till uppgifter om arbetssökande till personer inom Gunnebo som har behov av dem. Vissa personer på Gunnebo kommer till exempel att ha tillgång till dina uppgifter för att kunna behandla din ansökan och hantera rekryteringsprocessen.
b. Utom Gunnebo
Gunnebo delar uppgifter om arbetssökande med godkända tredjepartsleverantörer, i syfte att genomföra och hantera rekryteringen. Vi kan till exempel dela dina personuppgifter med dessa tjänsteleverantörer som genomför screening och verifiering av din ansökan och de uppgifter som du har lämnat till Gunnebo. Detta inkluderar verifiering av akademiska och yrkesmässiga kvalifikationer. 

I allmänhet överför Gunnebo endast dina uppgifter till tredje part utanför Gunnebo och dess leverantörer
• när det krävs enligt lag
• som svar på en berättigad begäran om bistånd från polisen eller andra brottsbekämpande organ
• för att söka juridisk rådgivning hos Gunnebos externa jurister eller i samband med tvister med tredje part.


6 Hur länge sparar Gunnebo uppgifter om arbetssökande?
Vi sparar dina uppgifter i enlighet med våra interna riktlinjer och rutiner kring lagring. Om du inte får tjänsten du söker hos oss, sparas dina uppgifter vanligen i 6–18 månader (beroende på lagstiftningen) för att uppfylla våra juridiska skyldigheter och för att kunna kontakta dig igen om en annan lämplig tjänst blir ledig. Kontakta oss om du vill ha mer information om hur vi lagrar dina uppgifter i din ansökan.

Om du erbjuds en tjänst hos Gunnebo kommer vi att behålla dina personuppgifter i enlighet med våra interna riktlinjer och rutiner kring lagring av uppgifter. Du får mer information när du börjar.


7 Var lagrar Gunnebo uppgifter om arbetssökande?
Sökande bör vara medvetna om att uppgifter om arbetssökande kan överföras till, och lagras på, en plats utanför den medlemsstat där han eller hon har sin hemvist. Denna plats kan ha mindre sträng eller ingen dataskyddslagstiftning jämfört med lagarna i den medlemsstat där han eller hon har sin hemvist. Uppgifterna kan även behandlas av personal som arbetar för oss eller någon av våra leverantörer utanför den medlemsstat där sökande har sin hemvist, till exempel när det gäller supporttjänster. 

När vi överför dina uppgifter till land utanför din hemvist, kommer vi att vidta lagstadgade åtgärder för att säkerställa lämpligt skydd för dina uppgifter och se till att de behandlas säkert och i enlighet med detta meddelande. Om du befinner dig i EES eller Storbritannien kan du kontakta oss för att få en kopia av de skyddsåtgärder som vi har infört för att skydda dina uppgifter i din ansökan och din rätt till integritet under dessa omständigheter.


8 Utöva dina rättigheter
Du kan ha rätt att begära korrigering, radering eller tillgång till de uppgifter Gunnebo har om dig i din ansökan. Du kan även ha rätt att begränsa eller invända mot en viss typ av behandling av dina uppgifter, och begära att få en maskinläsbar kopia av de uppgifter som du har lämnat till Gunnebo. Kom ihåg att du kan uppdatera dina kontaktuppgifter i din profil på ditt online-konto.

Varje begäran om att utöva någon av dessa rättigheter kommer att bedömas av Gunnebo från fall till fall. Det kan finnas omständigheter under vilka vi inte är juridiskt skyldiga att tillmötesgå din begäran beroende på lagarna i din jurisdiktion eller på grund av relevanta rättsliga undantag som föreskrivs i dataskyddsförordningen.


9 Kontakta oss
Vänligen kontakta Gunnebos juridiska avdelning på privacy@gunnebo.com om du vill veta mer om det som rör detta meddelande eller om du vill utöva dina rättigheter enligt ovanstående punkt 8. 

Om du har betänkligheter kring Gunnebos behandling av dina uppgifter har du rätt att framföra klagomål till Datainspektionen. Har du några frågor vill vi emellertid uppmuntra dig att i första hand kontakta Gunnebo. 


Ordlista
Uppgifter om arbetssökande - Personuppgifter rörande arbetssökande. 

Datainspektionen - Gällande tillsynsmyndighet med ansvar för integritets- och dataskyddsfrågor i Gunnebos och/eller Gunnebo-koncernens jurisdiktion.

Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) - EES omfattar alla EU:s medlemsstater samt Island, Liechtenstein och Norge.  

Personuppgifter - Information som avser en identifierad eller identifierbar person (dvs uppgifter om Gunnebos anställda, entreprenörer, sökande, anställda av säljare och leverantörer, kunder, patienter som använder våra produkter och personer som använder vår webbplats eller servicecenter).  Detta inbegriper namn, adresser, e-postadresser, jobbansökningar, information om användarkonton och korrespondens. Personuppgifter kan även innefatta webbläsarinformation (till exempel data som associeras med en specifik cookie) och IP-adresser, när sådan information kan kopplas till en individ.  
Pålitlighetskontroll före anställning - Personuppgifter som rör en potentiell Gunneboanställd som samlats in från andra källor än den sökande. Till exempel styrelseuppdrag, ekonomisk bakgrund, kvalifikationer och belastningsregister. 

Behandling - All form av hantering av personuppgifter. Detta inkluderar insamling, lagring, tillgång till, sammanslagning med andra data, delning med en tredje part, eller till och med radering.


Senast uppdaterad 2020-03-17