Privacyverklaring recruitment

1. Inleiding

Met deze verklaring willen wij uitleggen hoe wij bij Gunnebo omgaan met persoonsgegevens over onze sollicitanten en uitleggen welke rechten sollicitanten hebben conform de wetgeving inzake gegevensbescherming. In deze verklaring wordt dit type informatie aangeduid als "sollicitatiegegevens".

Deze verklaring geldt voor sollicitaties die zijn ingediend via vacaturesites, LinkedIn, de website of het intranet van Gunnebo en voor sollicitaties via derden, zoals recruitmentbureaus en jobboards. De verklaring geldt ook voor sollicitaties die op een andere manier zijn ingediend, zoals per post of per e-mail.

Voor een uitleg over de gedefinieerde termen in dit beleid verwijzen wij naar de onderstaande woordenlijst.

 

2. Overzicht: de 10 uitgangspunten voor gegevensbescherming van Gunnebo

Met betrekking tot sollicitatiegegevens hanteert Gunnebo de 10 uitgangspunten voor gegevensbescherming van Gunnebo.

1. Eerlijkheid en transparantie: Mensen informeren over de manier waarop hun sollicitatiegegevens worden verwerkt door Gunnebo.
2. Rechtmatige verwerking: Ervoor zorgen dat wij altijd een goede en rechtmatige reden hebben voor het verwerken van sollicitatiegegevens.
3. Beperking van de doeleinden: Alleen sollicitatiegegevens verzamelen voor een specifieke bedrijfsbehoefte van Gunnebo. Als wij de sollicitatiegegevens opnieuw willen gebruiken voor een nieuw doeleinde, moeten wij ervoor zorgen dat de twee doeleinden verenigbaar zijn.
4. Gegevensminimalisering: Alleen de hoeveelheid sollicitatiegegevens verwerken die wij nodig hebben en niet méér dan dat.
5. Nauwkeurigheid: Sollicitatiegegevens nauwkeurig, volledig en up-to-date houden.
6. Bewaren: Sollicitatiegegevens niet langer bewaren dan nodig is. Als wij de sollicitatiegegevens niet meer nodig hebben, moeten wij die verwijderen of anonimiseren.
7. Veiligheid: De sollicitatiegegevens van Gunnebo beschermen tegen verlies of diefstal. Ervoor zorgen dat ook onze dienstverleners onze sollicitatiegegevens beschermen.
8. Individuele rechten: Individuele personen het recht geven om hun sollicitatiegegevens te bekijken, te corrigeren of te verwijderen dan wel aan te geven dat deze niet mogen worden gebruikt voor bepaalde doeleinden.
9. Doorgifte van sollicitatiegegevens: Waarborgen inbouwen voordat sollicitatiegegevens worden verzonden naar een plaats buiten Europa.
10. Verantwoording: Gunnebo zal maatregelen nemen om te waarborgen dat onze verwerking van sollicitatiegegevens in lijn ligt met deze 10 uitgangspunten voor gegevensbescherming.

 

3. Welke sollicitatiegegevens verzamelt Gunnebo?

Gunnebo zal in principe bij het recruitmentproces uitsluitend sollicitatiegegevens verzamelen die nodig zijn om u te beoordelen voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd. Hiervan kunnen de volgende categorieën onderdeel zijn:

• Informatie die u verstrekt voor het aanmaken van een account ("profiel") op vacaturesites, zoals uw e-mailadres
• Informatie die u verstrekt om te solliciteren voor een vacature bij Gunnebo om ons te laten weten wie u bent en om een beeld te geven van uw capaciteiten en uw geschiktheid voor bepaalde functies, zoals uw naam, contactgegevens, nationaliteit, beroepskwalificaties, eerdere dienstbetrekkingen, persoonlijke interesses, ervaringen en een kopie van uw cv
• Informatie die door Gunnebo is verzameld bij het recruitmentproces, zoals uw prestaties bij assessment centers, tijdens het gesprek of bij andere beoordelingen en informatie die wordt verstrekt door uw referenties
• Informatie met betrekking tot uw gebruik van onze website, zoals bijvoorbeeld uw IP-adres. Deze informatie kan worden verzameld met behulp van cookietechnologie. Voor meer informatie over het gebruik van cookies door Gunnebo verwijzen wij u naar ons Privacybeleid voor onze website .

Persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen dan wel medische gegevens worden uitsluitend aangevraagd indien de lokale wetgeving dit toestaat.

Wij zullen aangeven waar de door ons aangevraagde informatie verplicht dan wel optioneel is.

 

4. Wat doet Gunnebo met uw sollicitatiegegevens?

Tot de belangrijkste doeleinden waarvoor wij sollicitatiegegevens gebruiken, behoren:

• ondersteuning en verwerking van uw sollicitatie, bijvoorbeeld om te beoordelen in hoeverre u kunt voldoen aan de functiebeschrijving, om een shortlist met sollicitanten op te stellen en om referenties en beroepskwalificaties te controleren die zijn verstrekt door deze sollicitanten
• verbetering van onze sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat onze website, ons intranet en onze banenportal gebruiksvriendelijk zijn en de juiste en nuttige informatie bevatten
• [waarborgen van de naleving van onze gedragscode, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat wij ons houden aan onze waarden en dan met name voor het toezicht op de gelijke kansen]
  
  Wij kunnen de sollicitatiegegevens controleren die u verstrekt tijdens de sollicitatieprocedure en/of persoonsgegevens over u verzamelen vanuit andere bronnen dan uzelf als hulpmiddel voor ons antecedentenonderzoek ('pre-employment check'). Hierbij kan het onder andere gaan om het controleren van uw kwalificaties, directeursposten, financiële geschiedenis (bijv. faillissementen) en of u een strafblad hebt. Als dit wordt gedaan:

• wordt van tevoren richting u aangegeven welke onderdelen van uw sollicitatiegegevens zullen worden gecontroleerd, waarbij zal worden uitgelegd op welke wijze de antecedentenonderzoeken zullen worden uitgevoerd, en
• zal informatie over strafrechtelijke veroordelingen (indien verzameld) dan wel medische informatie uitsluitend worden verzameld via officieel daartoe bevoegde bronnen en in lijn met de toepasselijke wetgeving.
  
  Daar waar dat noodzakelijk en gepast is voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, kunnen wij u ook vragen om drugs- en alcoholtests te ondergaan voordat u bij ons aan het werk gaat.
  
  BELANGRIJK: Als u aangeeft dat u niet het recht hebt om te werken in het land waarop uw sollicitatie betrekking heeft, zal het systeem uw sollicitatie automatisch afwijzen en zal hier door Gunnebo niet naar worden gekeken. Als u echter graag uw omstandigheden richting ons wilt toelichten, kunt u contact met ons opnemen. De contactgegevens vindt u in artikel 9 hieronder.
  
  Gunnebo zal uw sollicitatiegegevens uitsluitend verwerken als wij daarvoor een wettelijke basis hebben. Sollicitatiegegevens worden in principe door Gunnebo verwerkt omdat dit voor ons noodzakelijk is om te beslissen of wij al dan niet een arbeidsovereenkomst met u zullen aangaan. Daarnaast kan de verwerking van bepaalde gegevens gebaseerd zijn op uw toestemming daartoe (die u ook weer mag intrekken) dan wel een wettelijke verplichting daartoe. Ook kan die verwerking ons in staat stellen om onze rechtmatige ondernemingsbelangen na te streven (bijvoorbeeld als het, om effectieve recruitmentdiensten te kunnen verlenen, noodzakelijk is om een voldoende gedetailleerd inzicht te hebben in onze sollicitanten).

 

5. Aan wie worden uw sollicitatiegegevens verstrekt?

a.       Binnen Gunnebo

Gunnebo zorgt ervoor dat sollicitatiegegevens alleen op "need-to-know"-basis beschikbaar zijn voor mensen binnen Gunnebo. Bepaalde personen binnen Gunnebo zullen bijvoorbeeld toegang hebben tot uw sollicitatiegegevens voor de verwerking van uw sollicitatie en het beheer van de recruitmentcyclus.

b.      Buiten Gunnebo

Gunnebo deelt voor het uitvoeren en beheren van recruitment sollicitatiegegevens met externe en daartoe bevoegde dienstverleners. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uw persoonlijke informatie delen met deze dienstverleners voor de screening en controle van uw sollicitatie en de informatie die door u is verstrekt aan Gunnebo. Onderdeel hiervan is de controle van academische en beroepskwalificaties.

In principe zal Gunnebo uw sollicitatiegegevens uitsluitend verstrekken aan externe derden en aan Gunnebo's leveranciers:

• indien het bedrijf daartoe wettelijk verplicht is,
• na een rechtmatig verzoek om bijstand door de politie of een andere rechtshandhavingsinstantie en
• voor het inwinnen van juridisch advies bij de externe advocaten van Gunnebo dan wel in verband met rechtszaken tegen derden.

 

6. Hoe lang worden uw sollicitatiegegevens bewaard door Gunnebo?

Wij bewaren uw sollicitatiegegevens in lijn met onze desbetreffende interne beleidslijnen en procedures. Als uw sollicitatie bij ons u geen baan oplevert (of als u de baan weigert), zal uw sollicitatie normaal gesproken binnen [6-18 maanden] (afhankelijk van het rechtsgebied) worden vernietigd. Zo voldoen wij aan onze wettelijke verplichtingen en kunnen wij weer contact met u opnemen als er een andere geschikte vacature is. Als u meer informatie wilt over het bewaren van uw sollicitatiegegevens, kunt u hiervoor contact met ons opnemen.

Als uw sollicitatie u wel een baan oplevert en u bij Gunnebo in dienst treedt, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren in lijn met onze desbetreffende interne richtlijnen en procedures. Meer informatie hierover ontvangt u bij aanvang van uw dienstverband.

 

7. Waar slaat Gunnebo uw sollicitatiegegevens op?

Sollicitanten dienen zich ervan bewust te zijn dat hun sollicitatiegegevens kunnen worden doorgegeven naar en opgeslagen op een bestemming buiten hun land van verblijf. Deze bestemming kent mogelijk geen - of minder strenge - wetgeving inzake gegevensbescherming dan hun land van verblijf. Ook kunnen de gegevens worden verwerkt door medewerkers die buiten het land van verblijf opereren en die werkzaam zijn voor ons of voor één van onze leveranciers, bijvoorbeeld bij de verlening van support-diensten.

Telkens wanneer wij uw sollicitatiegegevens doorgeven naar een bestemming buiten uw land van verblijf zullen wij de wettelijk voorgeschreven maatregelen nemen om te waarborgen dat er voldoende maatregelen zijn genomen om uw sollicitatiegegevens te beschermen en om ervoor te zorgen dat hier veilig en conform deze verklaring mee wordt omgegaan. Als u verblijft in de EER dan wel Groot-Brittannië kunt u contact met ons opnemen om een document te ontvangen met daarin de maatregelen die wij hebben genomen voor de bescherming van uw sollicitatiegegevens en uw privacyrechten onder deze omstandigheden.

 

8. Uitoefening van uw rechten

Mogelijk hebt u het recht op toegang, correctie dan wel verwijdering van de sollicitatiegegevens die Gunnebo over u heeft. Ook hebt u mogelijk het recht om bepaalde verwerkingstypen met betrekking tot uw sollicitatiegegevens te beletten dan wel in te perken en om desgevraagd een machinaal leesbare kopie te ontvangen van de sollicitatiegegevens die u aan Gunnebo hebt verstrekt. Wij wijzen u erop dat u uw contactgegevens kunt bijwerken in uw online Profiel voor uw account.

Verzoeken om gebruik te maken van deze rechten zullen per geval worden beoordeeld door Gunnebo. Er zijn omstandigheden mogelijk waaronder wij, vanwege de in uw rechtsgebied geldende wetgeving dan wel vanwege de relevante wettelijke uitzonderingen die zijn opgenomen in de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, niet wettelijk verplicht zijn om uw verzoek in te willigen.

 

9. Contact

Neem a.u.b. contact op met het Gunnebo Legal Team via privacy@gunnebo.com voor meer informatie over zaken die te maken hebben met deze verklaring of om gebruik te maken van uw rechten als genoemd in artikel 8 hierboven.

Als u klachten hebt over de wijze waarop Gunnebo met uw sollicitatiegegevens is omgegaan, hebt u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u klachten hebt, zien wij echter bij voorkeur dat u in eerste instantie Gunnebo hierop aanspreekt.

 

Voor het laatst bijgewerkt 05-02-2018

 

Woordenlijst

 

Sollicitatiegegevens	Persoonsgegevens met betrekking tot sollicitanten.
Autoriteit Persoonsgegevens	De relevante toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor zaken met betrekking tot privacy of gegevensbescherming in het rechtsgebied van Gunnebo en/of een bedrijf binnen de Gunnebo Groep.
Europese Economische Ruimte (EER)	De EER behelst alle lidstaten van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen.
Persoonsgegevens	Informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar individu (d.w.z. gegevens over Gunnebo's werknemers, aannemers, sollicitanten, werknemers van verkopers en leveranciers, aannemers, klanten, patiënten die onze producten gebruiken en individuen die gebruikmaken van onze website of servicecentra). Tot de informatie behoren namen, adressen, e-mailadressen, sollicitaties, gebruikersaccountgegevens en correspondentie. Onder de persoonsgegevens vallen ook informatie over surfgedrag (bijvoorbeeld gegevens gekoppeld aan een specifieke cookie) en IP-adressen wanneer dergelijke informatie kan worden gekoppeld aan een individu.
Antecedentenonderzoeken	Persoonsgegevens met betrekking tot een mogelijke werknemer voor Gunnebo die zijn verkregen van bronnen anders dan de kandidaat zelf. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om directeursposten, financiële geschiedenis, kwalificaties en strafblad.
Verwerking	Alles wat er wordt gedaan met persoonsgegevens; het verzamelen en opslaan ervan, het raadplegen ervan, het combineren ervan met andere gegevens, het delen ervan met een derde partij of zelfs het verwijderen ervan.